Adobe eForms für die Anbindung von Backofficesystemen

Viele Stellen der öffentlichen Verwaltung bieten auf ihrer Website heute Formulare zum Download an. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn

• Ein Formular unterschreiben werden muss oder
• Kein Online-Formular mit Anbindung an das Backend-System realisiert ist.

 Das gebräuchliche PDF-Format mussten aber bisher von Hand ausgefüllt werden, was zu

• unleserlichen, unvollständigen oder unkonsistenten Anträgen und
• einer manuellen Weiterverarbeitung (abtippen)

führte.

Mit Adobe eForms liegt seit einiger Zeit eine Erweiterung des PDF-Formats vor, welche diese Nachteile beseitigt.

• Es können Eingabefelder eingefügt werden, welche der Benutzer am Bildschirm ausfüllt
• Mittels JavaScript können automatische Konsistenzüberprüfungen durchgeführt werden und abgeleitete Felder automatisch ausgefüllt werden.
• Das ausgefüllte Formular kann automatisch weiter verarbeitet werden, z.B. mittels ODBC in eine Datenbank übertragen werden.

Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Anwendungsszenario:

1. Der Benutzer lädt das PDF eForm von der Website der betreffenden Verwaltungsstelle herunter.
2. Der Benutzer füllt das das Formular aus, wobei die Konsistenzüberprüfungen sicherstellen, dass das Formular korrekt ausgefüllt ist.
3. Der Benutzer druckt das ausgefüllte Formular aus.
4. Er unterschreibt es.
5. Er schickt es per Post zur Verwaltungsstelle.
6. Er lädt das ausgefüllte Formular auf die Website der Verwaltungsstelle hinauf.
7. Der Webserver benachrichtigt den zuständigen Sachverwalter.
8. Der Sachverwalter liest das Formular in das Backendsystem ein.

Falls das Formular nicht unterschreiben werden muss, so fallen die Schritte 3-5 weg.

Die NetConsult AG bietet für den Einsatz von eForms in Ihrer Organisation gerne Unterstützung.

Wir haben für das Bundesamt für Energie mit der Energieetikette für Personenwagen eine erste eForms Anwendung realisiert (vergl. http://www.energieetikette.ch/autos/was_ee/d/grundform.htm). Wir werden mit dem Bundesamt für Sozialversicherung eine weitere Anwendung realisieren.

Je nach betroffenem Backendsystem wird die Übernahme in dieses durch die Organisation selbst oder eine unserer Partnerfirmen programmiert.